Como a gestão por objetivos e resultados-chave ajuda a lidar com complexidades?

Atualmente, com a grande quantidade de coisas acontecendo a todo momento, fica difícil saber sobre cada questão em discussão e ter controle sobre tudo. O cenário poderia ser mais simples se não se tratasse de situações complexas, em que nossos simples esforços não são suficientes para conseguir resolvê-las. No entanto, sempre existe uma ferramenta capaz de ajudar. Os OKRs – Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave) foram criados para lidar com a complexidade.

Apesar de não ter sido algo determinado de forma consciente, a ferramenta entrega muito valor nestes contextos. Mas o que seria uma situação considerada complexa? Geralmente, definimos algo como ‘complexo’ quando envolve alto grau de incerteza e interação entre diversos fatores que não sabemos exatamente qual resultado advirá, diferente de cenários determinísticos onde temos clara uma relação de causalidade entre os fatores. Adotamos premissas, fazemos apostas e podemos dizer que há probabilidade para que algo dê certo.

Dentro de um cenário complexo, existem agentes sobre os quais temos bem mais controle do que outros. Os fatores externos, que afetam a tomada de decisão nas organizações, como a cotação do dólar, decisões de política monetária em função da inflação, a própria inflação em si e o último grande abalo sísmico na economia, que foi a pandemia do coronavírus. Para alguns destes fatores, é possível ter um histórico, entender um pouco do racional, já outros não temos absolutamente nenhuma ideia de que podem vir a surgir.

Também existem fatores internos que afetam os planos e, por serem internos, achamos que o nosso controle é maior. Um exemplo disso é o turnover de colaboradores. Ao mesmo tempo que temos conhecimento e capacidade de ação sobre os fatores que afetam este indicador, não o controlamos propriamente. Os clientes que decidem parar de comprar seu produto e podem interromper a sua assinatura na hora que bem entenderem.

Entretanto, várias destas coisas, especialmente as internas, não deveriam ser uma surpresa por completo para a liderança de uma organização. Uma boa gestão, com um bom sistema, deveria municiar os seus executivos de informações para tomar uma decisão de como será melhor agir em dado momento. Cada um na sua esfera de competência, seja o presidente da empresa ou um coordenador e seu time.

Por essa razão, para estar preparado não basta ter um lindo dashboard com centenas de gráficos de barra, pizza e linha – é preciso ter um processo adequado para fazer uso deles e uma atitude correta perante as situações. Dentre os elementos de processo, trabalhar em ciclos curtos é fundamental em situações de incerteza, já que os planos com horizontes longos tendem a perder validade muito rápido.

Por outro lado, também é necessário construir visão de longo prazo, mas priorizar ter um plano mais detalhado para o curto prazo. Desta maneira, a organização terá capacidade de reação na medida em que perceber que as hipóteses e premissas do plano de longo prazo não estão se desenvolvendo como imaginado e ter a possibilidade de reavaliar a rota e propor ajustes. Gerando assim mais aprendizado e afiando o machado, quando considerar os fatores, externos e internos, no processo de construção do orçamento anual, plano de crescimento de vendas, margem e retorno aos acionistas, etc.

Tendo esse processo ajustado, ao se deparar com algo que não estava previsto, será mais fácil agir rápido no sentido de identificar os impactos e minimizá-los, caso venham a existir. Assim que a situação permitir, é necessário voltar no plano para identificar qual premissa furou e o que faltou no plano para que pudéssemos antecipar determinado acontecimento. É claro que nem tudo podemos nos antecipar, mas ter a capacidade de reação é essencial.

Quando mencionei no começo que os OKRs foram criados para lidar com a complexidade é a isso que estou me referindo. A ferramenta espelha todo o processo de gestão, as atividades e os objetivos de cada um e tem como premissa os ajustes de curto prazo tão necessários, sejam por razões externas ou internas.