Colunas

Fechamento de mês não precisa ser um stress para os colaboradores do financeiro

Para os colaboradores de muitas empresas, em especial daquelas de grande porte que ainda realizam seus processos financeiros de forma arcaica, cada início do mês marcado no calendário com a tarefa “fechamento” é motivo de stress e trabalho dobrado. Mesmo nos dias de hoje, com toda a tecnologia disponível, é comum os departamentos de contas a pagar de grandes corporações gastarem a primeira semana inteira do mês apenas para contabilizarem os gastos e realizarem os pagamentos referentes ao mês anterior.

Esse é um enorme desperdício de tempo e trabalho, que acaba envolvendo também colaboradores de outros departamentos que precisam dispender horas para organizar e entregar seus comprovantes de despesas envolvendo, por exemplo, gastos com deslocamentos para visitar clientes, fornecedores ou filiais da própria empresa, como passagens aéreas, aluguel de carro, refeições e hospedagem.

Todo esse esforço não faz sentido, ainda mais tendo em vista que já existem no mercado ferramentas inovadoras, práticas e confiáveis capazes de reduzir em mais de 30% o tempo gasto com a prestação de contas e o fluxo de fechamento do financeiro, ajudando, além disso, no controle de despesas e dando maior autonomia aos colaboradores quando realizam um trabalho externo.

Com o uso das plataformas de gestão de despesas e controle de custos, que têm, inclusive, a facilidade de estarem disponíveis em nuvem, é possível automatizar cada etapa desse processo financeiro, permitindo, ao mesmo tempo, que as empresas ganhem agilidade, evitem erros humanos e reduzam seus gastos.

A gestão de despesas, por exemplo, é otimizada com soluções capazes de gerar relatórios instantâneos, capturar e digitalizar notas fiscais ou vouchers e prestar contas dos gastos realizados. Tudo isso com apenas poucos cliques. Já na área de contas a pagar, essas plataformas disponibilizam integração com ferramentas SaaS e ERPs, além de estabelecer a conciliação financeira de forma automática. Utilizando esse tipo de tecnologia, é possível até mesmo configurar as regras de aprovação estabelecidas pela empresa para a aprovação de despesas corporativas, que podem ser estabelecidas de acordo com um fluxo de caixa.

Além dessas facilidades, as empresas conseguem, até mesmo, oferecer, de forma integrada à plataforma, cartões de crédito pré-pagos aos seus funcionários, o que facilita os pagamentos e evita que eles precisem aguardar a aprovação dos custos.

O uso dessas ferramentas é, sem dúvida, uma forma de as empresas promoverem mudanças reais que facilitem o trabalho de seus colaboradores e ajudem a melhorar o ambiente de trabalho para todos. Sendo assim, abrir mão delas, hoje, pode significar estagnação e perda de mercado.