Uma fórmula para diminuir gastos sem perder a eficiência

O momento atual traz para as empresas o desafio de diminuir custos sem reduzir a eficiência. Descobrir o resultado dessa equação, embora não seja tarefa fácil, é o que vai garantir que esses negócios continuem competitivos e sobrevivam em meio a um mercado tão adverso.

Reduzir despesas aplicando a regra da demissão de pessoal, já se sabe, é um raciocínio muitas vezes equivocado, pois o risco dessa estratégia implicar na redução da eficiência é alto. Como, então, resolver o problema financeiro de uma forma simples e eficiente? Uma forma que costumo indicar bastante é realizar o controle prévio de algumas variantes financeiras, com a melhoria na gestão de despesas e ajustes nas políticas de custos.

Para ter maior controle dessas variantes, a palavra-chave é planejamento. E planejar não significa simplesmente seguir uma receita pronta. É necessário definir uma estratégia afinada com o perfil da empresa. Os profissionais envolvidos nessa tarefa precisam, antes de mais nada, ter amplo conhecimento sobre a operação e acompanhar o passo a passo de tudo o que envolve o mercado em que a empresa está inserida.

Uma forma de tornar esse trabalho mais fácil e eficiente é criar, por exemplo, um comitê responsável por definir o planejamento de custos e despesas. O time de profissionais internos ou a consultoria terceirizada destacada para essa função terá como missão analisar relatórios contábeis e demais medidas auxiliares, definindo, de forma transparente, o que será usado para guiar processos e liderar a implementação e o desenvolvimento das estratégias. O objetivo deve ser focado, sempre, em maximizar o lucro e garantir resultados satisfatórios, evitando a todo custo os desperdícios e o comprometimento da qualidade do produto ou serviço.

Gosto de sugerir esse método, pois todo o time acaba sendo envolvido no processo de tomada de decisão e começa a ter um entendimento melhor do custo das coisas. Com esse conhecimento, é fácil desenvolver o senso de dono para evitar gastos supérfluos, por exemplo. No meu time sempre procuro trazer o pensamento de que ”essa despesa é necessária? como podemos fazer mais com menos investimento financeiro? existem alternativas para gastarmos menos? Sem se questionar sobre isso é difícil aplicar uma prática financeira sustentável.

Outra estratégia fundamental que levará a empresa a ter maior clareza e a administrar melhor os seus gastos é contar com uma ferramenta de controle eficiente. Com ela será possível fazer uma rápida e completa investigação dos custos e definir com alto grau de assertividade quais os gastos mais estratégicos e, o que é mais importante, onde é possível cortar despesas.

Com tecnologia avançada baseada em nuvem, plataformas como as disponibilizadas hoje pela Portão 3 são capazes de reduzir em mais de 30% os custos da empresa. Isso sem demissões e sem colocar em risco a eficiência do negócio.

Essas ferramentas permitem a gestão de despesas e o controle dos gastos dos colaboradores, por exemplo, com viagens, combustível, pedágio e alimentação para a realização de atividades externas. Utilizando uma dessas plataformas, o gestor consegue automatizar a captura de notas fiscais, simplificar o controle das despesas e cupons fiscais, além de consolidar e fazer a gestão completa das despesas dos colaboradores com viagens e mobilidade, dispondo de relatórios em tempo real, o que hoje em dia sabemos que é um lucro você ter ao seu dispor informações que te ajudam a tomar decisões sabiamente e o melhor, rapidamente.

Investir tempo e dinheiro em planejamento e controle de despesas, aliadas à tecnologia, no final das contas, equivale a maior segurança e previsibilidade para que o seu negócio continue crescendo. E esse é o resultado esperado da equação que as empresas estão tentando resolver nesse cenário de tantas incertezas.