Manter um setor de compras eficiente é muito importante para uma empresa reduzir custos e otimizar seus resultados. Por isso, cada vez mais empresas vem utilizando de ferramentas tecnológicas para estruturar melhor essa atividade — contando principalmente com a ajuda da internet. Uma delas, por exemplo, é o chamado e-procurement.
Com o e-procurement, o que antes era custoso e burocrático e demorado, agora pode ser mais rápido e organizado — sendo resolvido diretamente por plataformas de comercialização eletrônicas.
O que é E-procurement?
O e-procurement é um sistema para comercialização de produtos e serviços em ambiente virtual, através do qual as empresas podem automatizar seus processos de compra e de produção de bens e serviços.
Portanto, o e-procurement é um sistema de negociação que otimiza e automatiza a logística das empresas. O significado do e-procurement remete a uma maior eficácia da cadeia de distribuição e de todo o ciclo produtivo.
Como funciona o E-procurement?
As transações de e-procurement podem ser realizadas entre empresas (B2B), entre empresas e consumidores (B2C) ou entre empresas e governo (B2G).
Nas plataformas desse sistema, determinados usuários (registrados e qualificados) podem encontrar fornecedores ou compradores para produtos ou serviços que, em geral, apresentam certa dificuldade de serem encontrados.
Existem softwares específicos para isso, contendo métodos que auxiliam em todas as fases da compra, incluindo o pagamento. Tais ferramentas geralmente são usadas para automatização do fluxo de negociações das empresas.
As plataformas de e-procurement trabalham integrando diferentes setores e aprimorando a colaboratividade e a segurança de cada processo.
No sistema, compradores e vendedores podem dar lances ou incluir prêmios baseados no volume de produtos ou serviços, o que gera uma concorrência benéfica para a empresa compradora.
Tipos de e-procurement
Os softwares utilizados para realizar o e-procurement podem ser divididos em três modalidades básicas:
- Enterprise Resource Planning (ERP): executa o planejamento dos recursos de uma organização. ERP integra diferentes dados, de diversos departamentos, tornando mais ágil e simples o acesso a informações. Assim, os gestores podem tomar decisões com maior facilidade, melhorando os resultados;
- E-sourcing ou leilão reverso: o sistema online atua identificando novos fornecedores. Mais fornecedores são contatados, os quais podem dar lances, ao passo que os compradores têm acesso a ofertas mais atrativas;
- E-informing: envolve somente troca de informações entre vendedores e compradores, o que gera um banco de dados de fornecedores. A utilização de e-mail e outras tecnologias auxiliam na organização dos dados.
Para quê serve o e-procurement?
Estes sistemas facilitam a gestão da cadeia de distribuição no processo de compras, uma vez que matérias-primas e outros suprimentos podem ser adquiridos com maior facilidade e menos custos.
Este sistema de compra e venda ajuda a evitar o atraso na produção e entrega de produtos para o cliente, por meio de um fluxo dinâmico de matérias-primas.
Basicamente, as três grandes vantagens dos sistemas de e-procurement são:
- Maior concorrência entre fornecedores: cadastrando mais fornecedores, os compradores podem avaliá-los melhor, incluindo preços e prazos de pagamento;
- Economia de tempo: com alguns cliques, o comprador pode visualizar informações do sistema, como estatísticas, descobrindo as melhores alternativas para cada operação.
As ordens de compra podem ser efetuadas de acordo com o calendário de produção, de forma automatizada; - Redução de custos: através de automatização e otimização dos processos envolvidos, com a avaliação de vários fornecedores, pode-se comprar com mais rapidez e assertividade, obtendo vantagens como a economia de recursos financeiros.
O e-procurement é uma alternativa interessante para modernizar o setor de compras de uma empresa e otimizar seus custos. Com isso, a empresa fica mais eficiente e ganha margem para lucrar mais — beneficiando seus sócios e acionistas. No nosso curso de Contabilidade para Investidores explicamos melhor enxergar essas e outros aspectos no balanço de uma empresa. Para aprender mais, clique no link e acesse o curso gratuitamente.
