Custo e despesa: entenda qual é a diferença
Uma gestão financeira eficiente é essencial para a saúde e o crescimento de qualquer empresa. Entre os principais desafios para empreendedores e gestores está a diferença entre custo e despesa, conceitos fundamentais para a precificação de produtos, o planejamento financeiro e a análise de rentabilidade.
No entanto, muitas empresas confundem esses termos, o que pode levar a erros na alocação de recursos. Uma precificação incorreta ou um corte inadequado de gastos pode comprometer a lucratividade e a competitividade do negócio. Saber diferenciar custos fixos e variáveis, bem como entender o impacto do custo e despesa na empresa, é crucial para um controle financeiro eficaz.
Neste artigo, vamos esclarecer o que é custo e despesa, apresentar exemplos práticos e explicar como calcular e controlar esses gastos de forma estratégica. Com isso, você terá mais segurança para tomar decisões financeiras e otimizar os resultados do seu negócio.
O que é custo?
O custo é um gasto diretamente relacionado à produção de bens ou serviços. Ele faz parte do processo produtivo e, sem esses gastos, a empresa não consegue fabricar seus produtos nem operar suas atividades essenciais.
Por exemplo, uma fábrica de móveis precisa comprar madeira e pagar os funcionários da linha de produção para fabricar seus produtos. Esses são custos indispensáveis para que a empresa funcione.
Alguns exemplos de custos, incluem:
- Matéria-prima para fabricação de produtos: como madeira para móveis ou farinha para uma padaria;
- Salários de funcionários da linha de produção: trabalhadores que operam máquinas ou montam produtos;
- Energia elétrica utilizada em maquinário industrial: consumo de eletricidade necessário para a produção;
- Transporte e logística de produtos: envio de mercadorias para distribuidores ou clientes.
Entender o que é custo e despesa ajuda as empresas a gerenciar melhor seus gastos e definir preços de forma mais eficiente.
O que é despesa?
A despesa é um gasto necessário para manter a operação do negócio, mas que não está diretamente ligado à produção de bens ou serviços. Isso significa que, mesmo que a empresa não fabrique ou venda nada em determinado período, ela ainda precisará arcar com esses custos para continuar funcionando.
Embora não impactem diretamente o custo de um produto ou serviço, as despesas são essenciais para a gestão empresarial, pois garantem a estrutura e o suporte necessário para que a empresa opere de maneira eficiente.
Alguns exemplos de despesas, incluem:
- Aluguel do escritório administrativo;
- Salários do setor financeiro e administrativo;
- Marketing e publicidade da empresa;
- Contas de telefone, internet e softwares de gestão.
Compreender a diferença entre custo e despesa empresarial permite que os gestores façam um planejamento financeiro mais preciso, otimizem os recursos disponíveis e evitem desperdícios que possam comprometer a lucratividade do negócio.
Qual a diferença entre custos e despesas?
Custo é um gasto relativo ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens, ou serviços. Ou seja, estão ligados diretamente à produção ou à atividade-fim de uma organização, como, por exemplo: compra de matéria-prima, pagamento de salários, contas de energia, entre outros.
Já as despesas podem ser consideradas gastos relacionados à manutenção do negócio. De modo geral, eles não são tão fundamentais para o funcionamento de uma companhia como os custos da mesma. Exemplos de despesas: contas de telefone, salários do setor administrativo, comissões de vendedores, etc.
Vale notar, além disso, que existem despesas fixas – ou seja, a companhia deve lidar com elas todo mês.
De modo geral, eles não são tão fundamentais para o funcionamento de uma companhia como os custos da mesma. Exemplos de despesas: contas de telefone, salários do setor administrativo, comissões de vendedores, etc.
De forma resumida, pode-se definir os custos como aqueles relacionados às atividades-fim do negócio, como a matéria-prima. As despesas, por sua vez, referem-se aos gastos que não possuem relação direta com o produto final, como as despesas administrativas.
Vale lembrar que no conceito de custos e despesas existem duas subdivisões das quais são responsáveis por uma melhor classificação dos mesmos no dia a dia das empresas.
Para facilitar a compreensão, veja a tabela abaixo com as principais diferenças entre custo e despesa:
| Característica | Custo | Despesa |
| Ligado à produção? | Sim | Não |
| Impacta o preço de venda? | Sim | Não |
| Exemplos | Matéria-prima, energia na produção | Aluguel, publicidade |
Exemplo de custos
De fato, para entender melhor esse conceito, vale a pena mostrar um exemplo de custos na realidade de uma empresa. Dessa forma, pode-se exemplificar com o valor gasto para comprar matéria-prima para a produção de uma empresa.
Por exemplo, uma indústria de alimentos gasta dinheiro para comprar ingredientes para fabricar seus produtos, esses ingredientes são os custos para a produção do alimento.
Além disso, em uma empresa de varejo, a compra de produtos dos fornecedores é um custo, pois sem eles não é possível continuar com as atividades produtivas da empresa, deixar produtos em estoque e repô-los assim que são vendidos.
Exemplo de despesas
Por outro lado, um exemplo de despesas é o salário de um funcionário do setor administrativo de uma empresa.
Ou seja: a empresa paga um salário para seus funcionários administrativos em troca de seus serviços. Esses salários são despesas para a empresa, pois essas despesas administrativas precisam ser pagas mesmo que não haja produção ou venda.
Outros exemplos são contas de telefone e água, por exemplo, pois ainda que a empresa não venda nada em um mês, ainda é preciso ter esses serviços básicos para o dia a dia dos funcionários.
Classificações dos custos e despesas
De modo geral, os custos e despesas podem ser classificados em fixos ou variáveis.
- Custos ou despesas fixas: gastos que não variam com o volume produzido ou vendido
- Custos ou despesas variáveis: gastos que variam em função do volume produzido ou vendido.
Os exemplos de custos fixos podem ser dos mais variados tipos, pois eles independem do nível de atividade de uma empresa, alguns exemplos são: limpeza e conservação; alugueis de instalações, salários da administração, rede de segurança, entre outros.
Um exemplo prático de custos variáveis são os gastos temporários com a contratação de funcionários por parte de uma varejista visando atender uma demanda maior no final de ano.
Essa dinâmica faz com a que a empresa desembolse mais caixa para fazer frente ao aumento do volume de vendas de suas mercadorias.
Custos ou despesas fixas
Em primeiro lugar, custos ou despesas fixas são aqueles que permanecem constantes, independentemente da quantidade de produção ou vendas. Eles são fixos porque não variam com o volume de atividade da empresa.
Sendo assim, alguns exemplos são: salário dos funcionários, aluguel do estabelecimento, valor dos empréstimos bancários, despesas com assinatura de softwares ou serviços, entre outros.
Custos ou despesas variadas
Por outro lado, os custos ou despesas variáveis são aqueles que variam em função do volume de produção ou vendas.
Ou seja: à medida que a empresa produz ou vende mais, os custos variáveis também aumentam. Alguns exemplos de custos ou despesas variáveis incluem os gastos com bens de produção e matéria-prima, comissões de vendedores, frete e outros.
Como calcular e controlar custos e despesas?
Para garantir a saúde financeira da empresa, é essencial calcular corretamente os custos e despesas e estabelecer um controle eficiente sobre eles. Esse processo permite otimizar recursos, evitar desperdícios e aumentar a rentabilidade do negócio. A seguir, veja os passos fundamentais para essa gestão.
Identifique cada tipo de gasto
O primeiro passo para um controle eficiente é classificar corretamente os custos e despesas dentro da contabilidade da empresa. Essa diferenciação ajuda a entender quais gastos estão diretamente ligados à produção e quais são necessários para manter a operação funcionando.
Os custos estão diretamente relacionados à fabricação de produtos ou prestação de serviços. Já as despesas são os gastos administrativos e operacionais que mantêm a empresa em funcionamento, mas sem impacto direto na produção.
Use planilhas ou softwares de gestão
Ferramentas tecnológicas são fundamentais para acompanhar e controlar os custos e despesas de uma empresa. O uso de planilhas, sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) e softwares de Business Intelligence (BI) ajudam na organização e análise dos dados financeiros.
- Planilhas de controle financeiro permitem organizar os gastos de forma detalhada e acessível;
- Sistemas ERP integram todas as áreas da empresa, garantindo um controle mais eficiente das finanças;
- Plataformas de BI possibilitam a geração de relatórios detalhados, ajudando na análise estratégica dos gastos.
Com essas ferramentas, é possível visualizar melhor para onde está indo o dinheiro da empresa e identificar pontos de melhoria na gestão financeira.
Acompanhe o fluxo de caixa regularmente
O fluxo de caixa é um dos principais indicadores da saúde financeira de uma empresa. Monitorá-lo regularmente garante que o gestor saiba exatamente quais são as receitas e despesas, evitando surpresas desagradáveis.
Algumas boas práticas para acompanhar o fluxo de caixa incluem:
- Registrar todas as movimentações financeiras, separando custos e despesas;
- Analisar relatórios financeiros para identificar padrões de gastos;
- Comparar diferentes períodos para avaliar se os gastos estão sob controle.
A análise contínua do fluxo de caixa permite prever dificuldades financeiras e ajustar o orçamento antes que problemas maiores surjam.
Reduza despesas desnecessárias
Após identificar e categorizar os gastos, o próximo passo é otimizar o orçamento e eliminar despesas supérfluas. Isso não significa cortar gastos essenciais, mas sim buscar formas mais eficientes de utilizá-los.
Algumas estratégias para reduzir despesas sem comprometer a operação incluem:
- Renegociar contratos com fornecedores para obter melhores condições de pagamento;
- Automatizar processos administrativos, reduzindo custos operacionais;
- Controlar o consumo de recursos, como energia elétrica e materiais de escritório.
Por exemplo, uma empresa que gasta muito com telefonia pode migrar para serviços mais econômicos sem prejudicar a comunicação interna. Pequenas mudanças como essa, quando aplicadas corretamente, geram um impacto positivo na lucratividade da empresa.
Calcular e controlar custos e despesas é um processo importante para qualquer empresa que deseja manter a sustentabilidade financeira.
A correta classificação dos gastos, o uso de ferramentas de gestão, o monitoramento do fluxo de caixa e a otimização de despesas são práticas fundamentais para garantir maior controle sobre as finanças.
Como analisar os custos e despesas de uma empresa?
Todo gestor deve monitorar constantemente os processos internos de sua empresa. Isso deve ser feito sempre visando encontrar oportunidades de melhorar da eficiência do custo e despesa.
Por exemplo: uso de máquinas de ponta, consumo sustentável de recursos, aperfeiçoamento do layout de modo a evitar retrabalho, automatização de processos.
Esses são apenas alguns dos exemplos de tentativas de diminuir os gastos de uma companhia sem afetar diretamente seus lucros e resultados mostrados na DRE de uma empresa.
No entanto, mesmo que se tome uma ação, o mais importante para uma empresa é que o gestor crie mecanismos de controle. Dessa forma, ele mede a efetiva necessidade de corte dos gastos desnecessários.
Isso é porque toda organização necessita que seus processos tenham constante reavaliação. Assim, o gestor deve tentar sempre colocar a companhia atualizada quanto às novas ferramentas de eficiência que aparecem no mercado.
Um exemplo de ferramenta eficaz é o uso de indicadores de desempenho. Com o uso dessa ferramenta, o gestor de uma companhia terá um controle maior, além de uma noção clara da diferença entre custo e despesa.
Assim, ele pois passará a ter um programa contínuo de otimização de recursos, o que tornará a sua empresa mais competitiva dentro do seu mercado de atuação.
Qual a importância de classificar os custos e despesas?
Exemplos de custos e despesa existem aos montes. Mas é preciso saber como geri-los da forma correta para que a empresa consiga dar lucro.
Primeiramente, ao elaborar um planejamento de orçamento, é preciso fazer projeções, como a das receitas e também os custos dos diversos setores do negócio.
Dessa forma, é possível dividir corretamente os valores para cada área e definir prioridades, além de ter uma previsão da margem de lucro das operações.
Assim, o gestor terá noção de como deve conduzir suas operações para ter o melhor resultado possível com as condições que possui.
Por outro lado, se uma companhia não classificou corretamente os custos e despesas, seus gestores não poderão ter uma previsibilidade. Assim, não saberão os recursos necessários para que a empresa continue suas operações.
Portanto, na hora de definir a divisão orçamentária, não vai ser possível destinar da forma certa os valores para a confecção dos bens e serviços da empresa, sejam fixos ou variáveis.
Por exemplo: se um setor necessita de 35% do orçamento e recebe apenas 15%, dificilmente ele conseguirá empregar os recursos necessários.
Naturalmente, é possível fazer correções no meio do caminho, mas o planejamento adequado pode ajudar muito para o sucesso dos projetos da empresa.
Conclusão
Compreender a diferença entre custo e despesa não é apenas uma questão contábil, mas uma estratégia para qualquer negócio que deseja crescer de forma sustentável. Empresas que não classificam corretamente seus gastos podem enfrentar sérios problemas, como erros na precificação, desperdício de recursos e dificuldades financeiras.
A correta distinção entre custos e despesas afeta diretamente a margem de lucro, pois permite que o gestor identifique quais gastos são realmente necessários para a produção e quais podem ser otimizados ou reduzidos.
Empresas que dominam essa classificação conseguem controlar melhor seu orçamento, tomar decisões estratégicas mais precisas e garantir um fluxo de caixa saudável.
Além disso, a sobrevivência no mercado depende de uma gestão financeira eficiente. Negócios que não monitoram seus custos e despesas de forma estratégica podem perder rentabilidade e até mesmo enfrentar o risco de falência. Por outro lado, empresas bem administradas conseguem identificar oportunidades de economia e investir de maneira mais inteligente para expandir suas operações.
Para garantir uma boa gestão financeira, é importante compreender como a empresa comunica seus resultados e estratégias. Nesse sentido, o relatório da administração fornece uma visão detalhada sobre o desempenho da companhia, auxiliando na tomada de decisões e no planejamento futuro.
Você ainda tem dúvidas sobre os custos e despesas dentro de uma empresa? Comente abaixo para que possamos te ajudar.
Qual a diferença entre custos e despesas?
Os custos são gastos que estão ligados diretamente à produção e vendas, enquanto as despesas são todos os gastos fundamentais para a manutenção das atividades da empresa.
Exemplos de custos e despesas
Exemplos de custos são: salários dos funcionários da linha de produção, matéria-prima, comissões para vendedores. Exemplos de despesas: salários de funcionários administrativos, aluguel, contas de água e luz.
Qual a diferença entre custos e despesas fixos e variáveis?
Custos e despesas fixos são aqueles que não fariam conforme o volume de produção ou vendas. Já os custos e despesas variáveis podem aumentar ou diminuir conforme o volume de produção, ou vendas.
