Back office: o que é? Qual a importância dessa área em uma empresa?
Por trás de todo grande evento, existe uma equipe diversificada de profissionais nos bastidores que fazem a mágica acontecer. O mundo empresarial opera de maneira semelhante, mantendo seu próprio backstage, conhecido como back office.
O back office é o suporte para todo o negócio. Fazem parte dele os setores que não atuam diretamente com o público ou o cliente, por exemplo, marketing, jurídico e financeiro.
Quaisquer dificuldades nesses setores atrapalham o andamento do negócio. Desse modo, é importante que gestores saibam como otimizar o back office para aumentar a produtividade, evitar falhas em processos e maximizar resultados.
É sobre isso e outros assuntos que falaremos neste artigo. Continue a leitura!
O que é Back Office?
Back office é um termo em inglês que pode ser traduzido para o português como “parte de trás do escritório”. Também é comumente conhecido como “retaguarda” ou pela sigla “BKO”.
Ou seja, o back office engloba os setores que trabalham nos bastidores da empresa e geralmente não são visíveis para o cliente final. Diferente do front office, que é a “parte de frente do escritório” e se refere às equipes de vendas e atendimento, por exemplo.
Assim, os departamentos que geralmente fazem parte do back office, variando conforme o segmento da empresa, são:
- Administrativo;
- Marketing;
- Recursos humanos (RH);
- Financeiro;
- Jurídico;
- Tecnologia da informação (TI);
- Estoque e logística.
Mesmo com a segregação entre o front e o back, a boa convivência e comunicação entre os setores da empresa é imprescindível para o bom funcionamento do negócio.
Para que serve a área de back office?
Para que serve a área de back office?
No back office estão todos os colaboradores e os recursos necessários para a manutenção do negócio da empresa. Embora não gere receita de maneira direta, esse setor desempenha um papel essencial na prevenção de erros e na identificação de gaps.
Conheça os principais momentos em que o back office atua nas empresas:
Estratégia
O back office exerce um papel estratégico nas empresas. Isso porque, os diferentes setores que compõem essa área fornecem dados, informações e análises para auxiliar na tomada de decisões importantes em relação ao negócio.
O BKO de uma fintech, por exemplo, utiliza algoritmos para analisar padrões de gastos dos clientes e oferecer recomendações personalizadas de investimentos.
Além disso, o back office avalia a eficiência dos processos internos, identificando áreas de melhoria e oportunidades para otimizar as operações. Esse tipo de análise é fundamental para a elaboração de estratégias que visem a eficácia e a redução de custos.
Organização
Imagine um pequeno e-commerce com vendas diárias. Quando um cliente adiciona um produto ao carrinho e finalizar a compra, uma série de processos internos são desencadeados para garantir a entrega do produto na casa do cliente no prazo estimado.
Sem uma estratégia eficaz de BKO, é possível que ocorram atrasos na preparação do pedido ou, até mesmo, erros que levem à entrega do item errado ao comprador.
Esses equívocos podem se manifestar em várias etapas, como no processo de cobrança, na emissão da nota fiscal ou mesmo no controle de estoque, que não detectou a falta do produto, resultando na venda de mercadorias que não estão disponíveis.
Por isso falamos que o back office é o suporte para todo o negócio. Essa área garante que a empresa tenha o pessoal certo, com as habilidades necessárias, para operar na logística, estoque, financeiro e outros departamentos.
Agilidade
Também compete ao back office a resolução de problemas internos. Quando ocorre uma instabilidade em um sistema importante da empresa, por exemplo, um ERP de vendas, o trabalho do time de vendas é imediatamente impactado.
Nesse caso, o back office atua rapidamente com a equipe de TI para identificar e solucionar o problema, a fim de evitar perda de vendas e, consequentemente, de receita para a empresa.
O BKO também fornece suporte à inovação. Se você é cliente de uma corretora de valores, com certeza preza pela segurança dos seus dados e transações. É justamente no back office, que nos bastidores, investe em tecnologias de segurança para permitir transferências seguras e fornecer uma experiência ágil e confiável.
Qual a diferença entre front office, middle office e Back Office?
Até este ponto, já deve ter ficado evidente que o back office representa a “retaguarda” da empresa, composta por profissionais que geralmente não interagem com o público ou o cliente final. Em contrapartida, o front office é a “linha de frente” e mantém contato direto com o público.
No mercado financeiro, outra área coexiste entre back office e front office: o middle office. A tradução do livre do termo é “escritório do meio”, e faz referência às equipes que trabalham com dados gerados pelo front office e repassam de maneira analítica para o back office.
Ou seja, o profissional de middle office faz a integração com o front e o back office. No cotidiano, ele é responsável por fazer a análise de operações de crédito e resgates, gerenciar o risco das operações, produzir relatórios e elaborar processos de trabalho.
Quais são as atividades do setor de back office?
O back office é responsável por várias atividades essenciais para o funcionamento de uma organização. Embora essas tarefas possam variar conforme o tipo de empresa, listamos abaixo as comuns desempenhadas por essa área:
Apoio logístico
- Coordenar o fluxo de materiais, produtos ou informações da empresa, garantindo que os recursos estejam disponíveis onde e quando necessário;
- Organizar o transporte e a entrega de produtos aos clientes ou outras partes interessadas.
Embasamento em dados
- Coletar, analisar e interpretar dados para fornecer informações valiosas que auxiliem na tomada de decisões;
- Manter registros detalhados de transações, tendências e métricas operacionais para apoiar a análise de tendências e desempenho.
Controle das contas
- Registrar e gerenciar todas as transações financeiras da empresa, incluindo contas a pagar e contas a receber;
- Assegurar a precisão e conformidade de todas as transações financeiras com regulamentos e políticas internas.
Munir de insumos
- Fornecer os insumos necessários para que as operações da organização funcionem sem problemas, incluindo materiais, equipamentos e recursos humanos;
- Gerenciar o suprimento e o estoque de insumos para garantir a continuidade das operações internas.
Quais são os profissionais de back office?
O back office abriga uma diversidade de profissionais, incluindo o analista de dados, que faz a criação de modelos preditivos; o gestor de fundos, responsável pelo gerenciamento do patrimônio de fundos de investimentos, e o analista de pesquisa de marketing, encarregado por coletar dados por meio de entrevistas e pesquisas.
A seguir, descubra onde esses profissionais do back office geralmente atuam e os requisitos para ingressar nessa área.
Dados
Os dados têm uma importância cada vez maior para as empresas na atualidade. Aquelas que conseguem coletar, analisar e utilizar dados de forma eficaz estão bem mais preparadas para enfrentar os desafios de um mercado competitivo.
Empresas que utilizam dados no back office para tomar decisões, por exemplo, podem obter uma série de benefícios, como maior eficiência operacional, identificação de potenciais riscos, otimização de recursos e vantagem competitiva.
Na maioria das organizações, é o departamento de TI que fornece a infraestrutura tecnológica e as ferramentas necessárias para coletar, armazenar, processar e analisar dados. Desse modo, a equipe inclui profissionais com diversas expertises, como:
- Analista de dados;
- Cientista de dados;
- Especialista em segurança da informação;
- Especialista em Machine Learning.
Financeiro
O financeiro desempenha um papel fundamental na manutenção da saúde financeira das empresas, assegurando a conformidade com normas e regulamentações tributárias.
O back office financeiro costuma realizar tarefas mais administrativas, sendo responsável por dar suporte ao negócio, como conciliação bancária, cadastro de fornecedores, pagamentos de funcionários e emissão de notas fiscais.
Alguns profissionais que compõe essa área são:
- Analista de finanças;
- Analista de crédito e cobrança;
- Analista de investimentos;
- Gestor de fundos;
- Contabilista.
Jurídico
O back office jurídico oferece suporte administrativo e operacional às outras áreas da empresa para garantir que todas as atividades sejam realizadas de maneira eficiente e conforme as leis.
Assim, compete a esse setor acompanhar as mudanças nas regulamentações, gerir processos judiciais e extrajudiciais, preparar petições, contratos, acordos e outros documentos, gerenciar contratos, avaliar riscos legais e outras atividades.
O advogado especializado é o profissional essencial de qualquer setor jurídico, mas outros podem ser encontrados:
- Assistente jurídico;
- Analista jurídico;
- Consultor jurídico.
Marketing
Enquanto o front office de marketing lida diretamente com clientes, o back office oferece suporte essencial para garantir que as estratégias de marketing sejam executadas eficazmente e que os resultados sejam medidos e analisados nos canais on e off.
As atividades inerentes ao setor incluem realização de pesquisa de mercado, monitoramento de campanhas de publicidade online, criação de conteúdo para site e redes sociais, treinamentos internos e ações de endomarketing.
Conheça alguns dos profissionais que fazem parte do back office de marketing:
- Analista de pesquisa de mercado;
- Analista de comunicação interna
- Analista de SEO;
- Social media;
- Especialista em mídia paga.
Como trabalhar na área de Back Office
A área do back office vem se tornando muito relevante no mercado brasileiro, sendo visada por muitos profissionais. Portanto, muitas oportunidades estão abertas para quem deseja crescer profissionalmente e ganhar mais.
Segundo o Glassdoor, um dos maiores sites de vagas e recrutamento do mundo, a média salarial de um profissional do back office administrativo no Brasil é de R$ 4.302/mês. Contudo, há funções em que os vencimentos são maiores ainda, podendo chegar a R$ 28100/mês, como é o caso de um cientista de dados.
É importante destacar que essas são estimativas salariais e os valores podem variar de acordo o nível de especialização do profissional, o segmento de atuação e a empresa.
As possibilidades de conseguir bons salários são aumentadas quando se é um profissional capacitado. O primeiro passo para isso é desenvolver um bom currículo por meio de cursos, formações e especializações de acordo com a área que planeja atuar.
Para quem deseja atuar no mercado financeiro, as certificações financeiras são fundamentais nesse processo. Aqui na Suno temos diversos cursos que ajudam investidores iniciantes e experientes a terem mais sucesso em suas carreiras.
Conheça alguns cursos:
- Matemática financeira;
- Valuation e Precificação de Ativos;
- Investindo em Fundos Imobiliários;
- Investindo em Renda Fixa.
Como trabalhar na área de Back Office?
A área do back office vem se tornando muito relevante no mercado brasileiro, sendo visada por muitos profissionais.
Portanto, muitas oportunidades estão abertas para profissionais dessa área que desejam crescer profissionalmente e ganhar mais, além de entregar resultados positivos para as companhias.
Ainda que esse tipo de trabalho não seja visado por muitas pessoas, as possibilidades de conseguir bons salários são altas.
Primeiramente, é preciso desenvolver um bom currículo através de cursos, formações e especializações de acordo com a área na qual se pretende atuar.
Nesse contexto, as certificações financeiras também podem ser fundamentais nesse processo.
Além disso, é válido adquirir experiência através de programas de estágio e trainee, até que se consiga alcançar novas oportunidades no mercado de trabalho.
Quais são os benefícios de ter uma área de back office?
Agora que você já sabe como funciona o back office, quais são as atividades cotidianas e os profissionais envolvidos, está na hora de conhecer os benefícios dessa área para as empresas, independente do seu porte e segmento.
Otimização de processos
Em todos os setores internos de uma empresa, a otimização dos processos é uma necessidade constante. A área administrativa, por exemplo, tende a absorver demandas de vários departamentos.
Nesse sentido, o back office pode implementar sistemas de gestão de fluxo de trabalho que permitem acompanhar o progresso das tarefas e identificar gargalos. Isso ajuda na padronização de processos e na alocação eficaz de recursos.
Assertividade de dados
Como já dito, o back office é responsável por coletar, organizar e armazenar dados eficientemente. Isso inclui informações financeiras, registros de transações, dados de funcionários e muito mais.
Com base nessas informações é possível, por exemplo, realizar análises preditivas que auxiliam na previsão de tendências de mercado e na tomada de decisões informadas.
Mitigação de riscos
A atuação abrangente do BKO ajuda a garantir que a empresa esteja preparada para enfrentar uma variedade de desafios e ameaças, protegendo seus ativos, reputação e continuidade dos negócios.
Umas das formas de evitar riscos é com o treinamento e conscientização aos funcionários sobre práticas de segurança e a importância da conformidade com as regulamentações. A depender do conteúdo, essas capacitações podem ser mediadas pelo departamento jurídico ou do marketing.
Diminuição de ruídos de comunicação
Seja por meio de uma comunicação interna eficaz ou capacitações com foco em conscientização, o back office desempenha um papel importante na redução de ruídos de comunicação em uma organização.
A sua ampla atuação ajuda a manter todos os departamentos alinhados, reduzindo a ambiguidade, melhorando a colaboração e garantindo que as informações fluam de maneira eficiente em toda a organização.
Qual é o trabalho de back office?
A função de back office lida com tarefas internas e administrativas da empresa, sem necessariamente ter contato com o público e clientes. Essa área é responsável por várias de atividades de suporte, como gerenciamento de documentos, conformidade regulatória, pagamento de contas, recrutamento de candidatos, gestão de dados e muito mais.
O que é back office e front office?
O back office se refere aos departamentos que operam nos bastidores da empresa e, muitas vezes, não são visíveis para o cliente. Diferente do front office, que representa a “frente do escritório” e contempla as equipes de vendas e atendimento ao cliente, por exemplo.
O que são produtos de back office?
Os produtos e serviços do back office são aqueles utilizados e produzidos pelos profissionais que compõem a área. Por exemplo, no departamento de TI, os profissionais se dedicam à manutenção dos sistemas operacionais da empresa, quando novas tecnologias são adotadas, eles são encarregados de adquirir e configurar os novos sistemas.
O que é gerenciamento de back office?
O gerenciamento de back office envolve a supervisão e coordenação das atividades internas da empresa para garantir eficiência e conformidade. O gerente de BKO é o profissional responsável por desenvolver a equipe, aplicar feedbacks e acompanhar indicadores de resultados.
Qual é o salário de back office?
O salário de back office varia de acordo com a experiência do profissional, segmento e empresa. Mas de acordo com o site Glassdoor, a média salarial de um back office do administrativo no Brasil é de R$ 4.302/mês
O que é a função de back office?
A função de back office lida com tarefas internas e administrativas da empresa, sem necessariamente ter contato com o público e clientes. Essa área é responsável por várias de atividades de suporte, como gerenciamento de documentos, conformidade regulatória, pagamento de contas, recrutamento de candidatos, gestão de dados e muito mais.
O que significa a sigla BKO?
A sigla BKO se refere a back office.
Quais são as áreas do back office?
As áreas do back office normalmente incluem administrativo, finanças, RH, jurídico, estoque e logística, TI e marketing.
